Política de privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.. 3

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE DATOS. 3
2. DEFINICIONES. 3
3. TRATAMIENTO AL CUÁL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES. 5

3.1    Destinatarios de la Política de Tratamiento de la Información. 5

3.2    Principios rectores del Tratamiento de datos personales. 5

3.3    Finalidades del Tratamiento de datos personales. 6

3.4    Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales de Titulares. 9

3.5   Tratamiento de datos de carácter sensible. 11

4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.. 12
5. DEBERES DE MY FARM DELIVERY FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 12
6. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS O RECLAMOS. 16
7. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS DE LOS TITULARES. 16

7.1   Legitimación en la causa. 13

7.2  Términos de respuesta para consultas y reclamos elevados por los Titulares. 14

7.3 Requisito de procedibilidad. 14

8    VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS DE MY FARM DELIVERY. 18

9    VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE MY FARM DELIVERY. 18

9.1 Cambios sustanciales. 18

Política de tratamiento de la información

La presente Política de Tratamiento de la Información ha sido elaborada por MY FARM DELIVERY S.A.S atendiendo los lineamientos establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto reglamentario 1074 de 2015 y demás normas complementarias, con el fin de informar y garantizar el derecho de hábeas data a todos aquellos Titulares de quienes realiza Tratamiento de sus datos personales.

1. Identificación del responsable de tratamiento de datos

MY FARM DELIVERY S.A.S, en adelante MY FARM DELIVERY persona jurídica de derecho privado identificada con NIT N° 901345589-5 y domicilio principal constituido en el municipio de Bucaramanga – Santander, representada legalmente por Lady Juliana Badillo Quintana, identificada con cédula de ciudadanía No. 63.547.571, expedida en Bucaramanga, vecina y residente de la misma ciudad, o por quien haga sus veces.

• Dirección Carrera 33 # 48 – 30 oficina 302 Edificio Cabecera Plaza, Bucaramanga, Santander, Colombia.
• Teléfono (7) 6834087
•  E-mail: contacto@myfarmdelivery.com

2. Definiciones

Para efectos de interpretación del contenido de la presente Política de Tratamiento de la Información, a continuación, se presentan los siguientes conceptos:

• Autorización:Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
• Base de Datos:Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
• Dato personal:Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en:
• Dato privado: Están relacionados con el ámbito privado de las personas: Libros de los comerciantes, datos contenidos en documentos privados, gustos o datos de contacto personales.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato semiprivado: Su acceso está sujeto a algún grado de restricción, interesan a cierto sector o grupo de personas: datos financieros o crediticios, académicos, laborales, etc.
• Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
• Responsable del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Se entiende que la Organización, por regla general, es responsable del tratamiento de los datos personales de los titulares;
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Para efectos de la presente política, se tienen como tales los siguientes grupos de personas naturales:

1. Trabajadores y ex trabajadores: Personas naturales que, en virtud de un contrato de trabajo, prestan sus servicios a MY FARM DELIVERY, bajo el principio de subordinación laboral.
2. Clientes y sus colaboradores: Personas naturales que son beneficiarias de los productos ofertados por MY FARM DELIVERY. En caso de tratarse de personas jurídicas, los datos personales que se tratarán corresponderán a los de su representante legal y colaboradores designados para tales efectos.
3. Proveedores y sus colaboradores: Personas naturales que prestan sus servicios a MY FARM DELIVERY. En caso de tratarse de personas jurídicas, los datos personales que se tratarán corresponderán a los de su representante legal y colaboradores designados para tales efectos.
4. Contratistas: Personas naturales que, sin contar con un contrato de trabajo, prestan un servicio administrativo a favor de MY FARM DELIVERY, bajo principio de autonomía e independencia en la ejecución de la labor.
5. Aspirantes a trabajador: Personas naturales que desean crear un vínculo laboral con MY FARM DELIVERY y se encuentran en proceso de selección.
6. Funcionarios de entes gubernamentales: Personas naturales que, en ejercicio de sus funciones administrativas, realizan trámites que involucran a la Organización.
7. Accionistas: Personas naturales miembros de la Asamblea General de Accionistas de MY FARM DELIVERY.
8. Núcleo familiar de trabajadores: Personas naturales que ostentan un vínculo familiar con el empleado, incluidos menores de edad, y que son beneficiarios de servicios de salud y/o subsidios de cajas de compensación.
9. Practicantes: Personas naturales que realizan sus prácticas universitarias en MY FARM DELIVERY, sin que medie relación laboral entre las partes.
10. Clientes potenciales: Personas naturales que aún no ostentan la calidad de Clientes de MY FARM DELIVERY.
11. Visitantes: Personas naturales que acceden a las instalaciones físicas de MY FARM DELIVERY, cuyos datos personales son captados por el sistema interno.

• Fuente de información. De conformidad con la Ley 1266 de 2008, es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez los entregará al usuario final. Si la fuente entrega la información directamente a los usuarios y no, a través de un operador, aquella tendrá la doble condición de fuente y operador y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. La fuente de la información responde por la calidad de los datos suministrados al operador la cual, en cuanto tiene acceso y suministra información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstas para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos.
• Operador de información. De conformidad con la Ley 1266 de 2008, se denomina operador de información a la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos

personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros de la referida norma. Por tanto, el operador, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. Salvo que el operador sea la misma fuente de la información, este no tiene relación comercial o de servicio con el titular y por ende no es responsable por la calidad de los datos que le sean suministrados por la Fuente.

• Usuario: De acuerdo a la Ley 1266 de 2008, es la persona natural o jurídica que, en los términos y circunstancias previstos en la mencionada norma, puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información. El usuario, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. En el caso en que el usuario a su vez entregue la información directamente a un operador, aquella tendrá la doble condición de usuario y fuente, y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos.
• Tratamiento de datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Tratamiento al cuál serán sometidos los datos personales

• Destinatarios de la política de tratamiento de la información

Será destinataria de la presente Política de Tratamiento de la Información, cualquier persona natural cuyos datos personales se encuentren almacenados en las bases de datos de MY FARM DELIVERY, sin importar la relación jurídica o contractual existente entre las partes, actuando MY FARM DELIVERY en calidad de responsable, encargado o subencargado del Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el marco normativo colombiano de hábeas data vigente.

• Principios rectores del tratamiento de datos personales

MY FARM DELIVERY realizará el Tratamiento de los datos personales de los Titulares identificados en el presente documento y de todos aquellos que con posterioridad a la expedición del mismo ingresen a sus bases de datos, con sujeción a los mandatos normativos de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1074 de 2015 y demás normativa complementaria. En consecuencia, MY FARM DELIVERY reconoce y adopta los siguientes principios rectores para realizar el Tratamiento de datos personales a que haya lugar:

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular; 
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; 
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; 
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; 
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley;
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
• Finalidades del Tratamiento de datos personales

MY FARM DELIVERY realizará el Tratamiento (recolección, almacenamiento, utilización, conservación y/o supresión) de los datos personales de cada uno de los Titulares, siempre y cuando exista por parte de éstos autorización previa, informada y espontánea para ello, cuyo consentimiento deberá ser obtenido únicamente en los términos del artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015 y demás normas que lo modifiquen o complementen. Por lo tanto, MY FARM DELIVERY en ningún caso realizará el Tratamiento de datos personales que no hayan sido obtenidos de tal forma, sin perjuicio de los casos en que por mandato legal deba realizar el Tratamiento de dichos datos personales.

En virtud de la autorización otorgada a MY FARM DELIVERY, el Titular otorga su consentimiento para que sus datos personales sean compartidos con terceros Encargados o Subencargados, esto es, personas de derecho público o privado que desarrollen actividades privadas o funciones públicas, en desarrollo de su objeto social o por mandato de la ley.

A continuación, MY FARM DELIVERY informa las finalidades en virtud de las cuales realizará Tratamiento de datos personales, según la calidad que el Titular ostente:

Así mismo, MY FARM DELIVERY informa a todos los Titulares de la información de quienes trata datos que, podrá realizar transferencia o transmisión de sus datos cuando ello resulte necesario para la gestión de su objeto social, sin transgredir con ello los derechos de los Titulares y los deberes que sobre la Organización recaen.

• Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales de Titulares
• Trabajadores, Ex trabajadores, Aspirantes a trabajador y Practicantes:

El Tratamiento de los datos personales de los trabajadores, ex trabajadores o de quienes aspiren a formar parte del Talento Humano de MY FARM DELIVERY, se realizará en atención a lo siguiente:

• Previo a la relación laboral: Antes de realizar el respectivo Tratamiento, MY FARM DELIVERY solicitará a los aspirantes su autorización para ello, así como la de sus referencias personales, familiares y laborales, en caso de ser necesario, a través de los formatos que para ello disponga la Organización.

Una vez se haya surtido el proceso de selección, se informará el resultado del mismo, y, en caso de ser negativo, MY FARM DELIVERY desde ya informa que procederá a la destrucción de la información obtenida a través de las hojas de vida y resultados de las entrevistas y pruebas psicotécnicas que hayan sido documentadas en cualquier medio. De resultar positivo, al momento de la suscripción del contrato laboral entre el aspirante y MY FARM DELIVERY, se le solicitará nuevamente su autorización para el Tratamiento de sus datos, que con ocasión de la nueva relación laboral que se constituye, sean necesarios.

En caso de que MY FARM DELIVERY suscriba contratos con terceros proveedores de servicios temporales o outsourcing, les exigirá que exhiban la autorización de sus trabajadores, y asumirá los deberes de secreto y confidencialidad rente a tales datos personales. En el marco de estas relaciones, regulará el tratamiento que se dará a esta información e indicará la destinación de la misma.

• Durante la relación laboral con MY FARM DELIVERY, la Organización almacenará los datos personales de los Titulares a los que podrán acceder únicamente las instancias internas de gestión humana o aquellas autorizadas.

Así mismo, MY FARM DELIVERY adoptará las siguientes medidas tendientes a garantizar en todo momento el derecho de hábeas data y dignidad humana de los Titulares: (i) adoptar disposiciones internas y reglamentos de trabajo que contengan prohibiciones, deberes y faltas disciplinarias relacionadas con el indebido tratamiento de datos personales; (ii) capacitación de su personal con el fin de sensibilizarlo frente al por la dignidad humana y el adecuado tratamiento de la información y en especial de los datos personales que llegaren a conocer durante el ejercicio de sus funciones, por lo menos, en periodos semestrales.

• Fin de la relación laboral: Una vez, las partes de mutuo acuerdo o con sujeción a las normas laborales, hubieren dado fin a la relación laboral, MY FARM DELIVERY almacenará los datos personales (obtenidos durante el proceso de selección y durante la vigencia de la relación laboral) en su archivo central, conservándolos bajo medidas de seguridad altas, dada la posibilidad de tratar datos personales de carácter sensible.

Igualmente, todo integrante del Talento Humano que cese el ejercicio de las labores por las cuales fue contratado por MY FARM DELIVERY, incondicionalmente se abstendrá de realizar cualquier conducta maliciosa con los datos personales de los Titulares sobre los cuales hayan tenido acceso o conocido en virtud de sus anteriores funciones, máxime si ello implica el detrimento patrimonial de la Organización, por el término que establezca la ley del contrato.

• Proveedores y Contratistas:

MY FARM DELIVERY tratará aquellos datos personales de sus proveedores y contratistas que sean necesarios y pertinentes para llevar a cabo sus procesos internos de selección, evaluación, ejecución y liquidación del objeto contractual a que haya lugar. Así mismo, la Organización recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, y que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor, con el propósito de verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados. Por tanto, una vez verificado este requisito, MY FARM DELIVERY podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.

En toda circunstancia, la Organización propenderá siempre por la suscripción de acuerdos de confidencialidad que establezcan el deber de reserva y secreto respecto de la información de carácter personal que se llegaren a compartir entre las partes, con ocasión a los relacionamientos previos a la celebración del contrato pactado; así como que éste contenga cláusulas que impongan a las partes el cumplimiento de estos deberes respecto de los datos personales.

• Clientes y Clientes Potenciales:

La Organización velará en todo momento por la protección de los datos personales de sus clientes y clientes potenciales, guardando los deberes de cuidad, reserva y confidencialidad que sean necesarios. Para el tratamiento de los datos personales que sean necesarios, MY FARM DELIVERY proveerá, al inicio de la relación comercial o en instancias previas, un formato de autorización de datos personales, en virtud del cual obtendrá del Titular su aprobación para el tratamiento de sus datos conforme a las finalidades expresamente señaladas en la presente política.

• Tratamiento de datos de carácter sensible.

En virtud del artículo 6º de la Ley 1581 de 2012, está proscrito el Tratamiento de datos personales de carácter sensible sin la autorización de su Titular o de quien esté facultado para consentir en su nombre y a favor del responsable del Tratamiento.

Por tanto, MY FARM DELIVERY únicamente tratará los datos sensibles que recolecte de los Titulares de la información cuando éstos sean necesarios y respecto de los cuales los Titulares manifiesten expresamente autorización para su Tratamiento, de acuerdo a las finalidades que les hayan sido debidamente informadas.

Menores de edad (niños, niñas y adolescentes):

MY FARM DELIVERY trata (recolecta, almacena, utiliza, conserva y/o suprime) daños personales cuyos Titulares sean menores de edad, en tanto niños, niñas y adolescentes, realizándose únicamente cuando exista una autorización expresa de su(s) representante(s) legal(es) o quienes ejerzan dichas funciones (guardadores, curadores), garantizando que sus representados serán escuchados y que su opinión respecto al Tratamiento será valorada de acuerdo a su madurez, autonomía y capacidad de comprensión del asunto. Igualmente, el menor y su representante serán informados sobre el carácter facultativo de las respuestas a preguntas sobre sus datos personales y del prestar su consentimiento en ello.

En el caso de que sean menores de edad que tengan vínculos con integrantes del Talento Humano de MY FARM DELIVERY, éstos serán utilizados para la ejecución de actividades de gestión humana, así como la organización de eventos familiares o dirigidos a los hijos de los trabajadores; y la gestión administrativa, contable y tributaria de la Organización, en las cuales se incluye la afiliación al Sistema General de Seguridad Social (salud, pensiones, ARL, cajas de compensación familiar, entre otros).

En todo caso, el tratamiento de datos personales de menores de edad estará sujeto a la observancia de los principios del interés superior del menor y la prevalencia del interés del menor, y estará ineludiblemente orientado al respeto y potenciación de sus derechos

fundamentales; informándose explícita y previamente a los titulares los datos que, siendo sensibles, serán objeto de tratamiento y su finalidad.

4. Derechos de los titulares de la información

MY FARM DELIVERY informa a los Titulares de la información que, de conformidad con el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012, se encuentran legitimados para ejercer los siguientes derechos, siendo estos de especial observancia y protección por parte de la Organización:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de Ley 1581 de 2012 y demás normas jurídicas que la complementen;
• Ser informado, previa solicitud al responsable o Encargado del Tratamiento, sobre el uso que le ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y
• Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. La supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual que obligue a MY FARM DELIVERY a contar con tal información.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5. Deberes de MY FARM DELIVERY frente al tratamiento de datos personales

Deberes de la Organización en el marco de la Ley 1581 de 2012.

A continuación, se enunciarán los deberes, obligaciones y cargas de índole legal a cargo de MY FARM DELIVERY, cuando realice el tratamiento de datos personales ligados a actividades que no tengan el carácter de financieras, crediticias y comerciales, entre otras (habeas data financiero).

De conformidad con el parágrafo del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, en el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en MY FARM DELIVERY., le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

1. Deberes de la Organización como Responsable del Tratamiento.

Cuando MY FARM DELIVERY ostente la condición de responsable del Tratamiento, deberá seguir los siguientes deberes, sin perjuicio de otros que la Ley 1581 de 2012 establezca:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; 
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; 
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012;
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012;
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

2. Deberes de la Organización como Encargado del Tratamiento.

Cuando MY FARM DELIVERY ostente la condición de Encargado del Tratamiento, deberá seguir los siguientes deberes, sin perjuicio de otros que la Ley 1581 de 2012 establezca:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; 
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012; 
• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo; 
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012; 
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares; 
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012; 
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal; 
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; 
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; 
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; 
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

3. Deberes de la Organización en el marco de la Ley 1266 de 2008.

A continuación, se enunciarán los deberes, obligaciones y cargas de índole legal a cargo de MY FARM DELIVERY cuando realice el tratamiento de datos personales ligados a actividades financieras, crediticias y comerciales, entre otras (habeas data financiero).

4. Deberes de la Organización como fuente de información.

Cuando la Organización obre como fuente de la información, deberá cumplir las siguientes obligaciones, sin perjuicio del cumplimiento de las demás disposiciones previstas en la Ley 1266 de 2008 y en otras que rijan su actividad:

• Garantizar que la información que se suministre a los operadores de los bancos de datos o a los usuarios sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
• Reportar, de forma periódica y oportuna al operador, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta e informar lo pertinente a los operadores.
• Diseñar e implementar mecanismos eficaces para reportar oportunamente la información al operador.
• Solicitar, cuando sea del caso, y conservar copia o evidencia de la respectiva autorización otorgada por los titulares de la información, y asegurarse de no suministrar a los operadores ningún dato cuyo suministro no esté previamente autorizado, cuando dicha autorización sea necesaria, de conformidad con lo previsto en la Ley 1266 de 2008.
• Certificar, semestralmente al operador, que la información suministrada cuenta con la autorización de conformidad con lo previsto en la Ley 1266 de 2008.
• Resolver los reclamos y peticiones del titular en la forma en que se regula en la Ley 1266 de 2008.
• Informar al operador que determinada información se encuentra en discusión por parte de su titular, cuando se haya presentado la solicitud de rectificación o actualización de la misma, con el fin de que el operador incluya en el banco de datos una mención en ese sentido hasta que se haya finalizado dicho trámite.
• Cumplir con las instrucciones que imparta la autoridad de control en relación con el cumplimiento de la Ley 1266 de 2008.
• Los demás que se deriven de la Constitución o de la Ley 1266 de 2008.

5. Deberes de la Organización como usuario de información.

Cuando la Organización obre como usuario de la información, sin perjuicio del cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1266 de 2008 y demás que rijan su actividad, los usuarios de la información deberán:

• Guardar reserva sobre la información que les sea suministrada por los operadores de los bancos de datos, por las fuentes o los titulares de la información y utilizar la
• información únicamente para los fines para los que le fue entregada, en los términos de la Ley 1266 de 2008.
• Informar a los titulares, a su solicitud, sobre la utilización que le está dando a la información.
• Conservar con las debidas seguridades la información recibida para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento.
• Cumplir con las instrucciones que imparta la autoridad de control, en relación con el cumplimiento de la Ley 1266 de 2008.
• Los demás que se deriven de la Constitución o de la Ley 1266 de 2008.

6. Persona o área responsable de la atención de consultas o reclamos

MY FARM DELIVERY ha designado al área de Administración Financiera como responsable de la atención de consultas y reclamos relacionados con hábeas data que sean elevados ante la Organización.

A continuación, se comunican los medios habilitados por la Organización para la radicación de consultas y reclamos:

• Correo electrónico: contacto@myfarmdelivery.com
• Línea telefónica: (7) 6834087
• Sede: Carrera 33 # 48 – 30 oficina 302 Edificio Cabecera Plaza – Bucaramanga, Santander.

7. Procedimiento para el ejercicio de derechos de los titulares

• Legitimación en la causa

Los Titulares podrán ejercer sus derechos frente a MY FARM DELIVERY, acreditando su identidad a través de los medios que la Organización disponga para el efecto. Lo anterior se establece sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012 en virtud del cual podrá suministrarse información a las siguientes personas, siempre y cuando acrediten su condición de:

• Causahabientes del Titular.
• Representante legal y/o apoderado del Titular.
• Entidades públicas o administrativas, y privadas que ejerzan funciones públicas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Terceros autorizados por el Titular o por la ley por estipulaciones o favor de otro o por otro.

Con el propósito de acreditar su legitimación en la causa, el solicitante deberá aportar los siguientes documentos:

• Copia del documento de identidad ampliado al 150%;
• En el caso de que el solicitante ostente la condición de causahabiente, representante legal o apoderado, deberán aportar el documento que lo acredite
• (poder especial, registro civil de nacimiento, registro civil de defunción, sentencia judicial, entre otros);
• Si el solicitante es el representante legal de una persona jurídica, le corresponde adjuntar a la solicitud el documento idóneo que evidencie su existencia y representación legal, además de lo previsto en el literal (a); y
• Cualquier otro documento que considere necesario y pertinente para la presentación de la consulta o reclamo.
• En el evento de que el solicitante sea una autoridad administrativa o judicial, éste deberá poner en conocimiento de la Organización la siguiente información:
• deberán plasmar clara e inequívocamente su solicitud;
• informarán las autoridades administrativas aquellas finalidades que persiguen con la solicitud referente a datos personales de los titulares, excepción hecha de las ordenes expedidas por autoridad judicial; y
• las autoridades administrativas deberán demostrar las funciones legales y administrativas relacionadas con las finalidades informadas en su solicitud, lo cual no aplica para las autoridades judiciales.
• Términos de respuesta para consultas y reclamos elevados por los Titulares

Cuando sea elevada una consulta, ésta se atenderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. De no ser posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al solicitante, comunicándole los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de ser un reclamo, esto es, cuando el interesado pretenda la corrección, actualización o supresión de un dato personal, o se advierta el presunto incumplimiento de la Organización en la ejecución y observancia de los deberes previstos en la Ley 1581 de

2012, sea en su condición de responsable o Encargado del Tratamiento, se tendrán las siguientes consideraciones:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable o Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Requisito de procedibilidad

De conformidad con el artículo 16 y 23 de la Ley 1581 de 2012, la autoridad para la vigilancia y control competente en materia de datos personales –Superintendencia de Industria y Comercio- sólo podrá conocer de las quejas presentadas por quienes están legitimados en la causa, siempre y cuando haya sido agotado el trámite de consulta y/o reclamo descrito en la presente política, ante MY FARM DELIVERY.

• Vigencia de las bases de datos de MY FARM DELIVERY

Cuando MY FARM DELIVERY actúe en calidad de responsable del Tratamiento de los datos personales, la vigencia de sus bases de datos será la misma estipulada en sus estatutos sociales para el desarrollo de su objeto social.

En caso de que la Organización actúe como Encargado del Tratamiento, la vigencia de las bases de datos estará determinada por las instrucciones que al efecto haya impartido el responsable del Tratamiento en relación con el objeto contractual que les vincula y las finalidades establecidas para el tratamiento de los datos.

• Vigencia de la política de tratamiento de la información de MY FARM DELIVERY

La presente política de tratamiento de la información fue aprobada y promulgada por MY FARM DELIVERY S.A.S – MY FARM DELIVERY el día ________________ de 2019 y deroga cualquier otra disposición normativa interna que sobre la materia exista con anterioridad. Su vigencia comienza una vez hayan transcurrido diez (10) días tras la publicación del Aviso de Privacidad de la presente política.

9.1 Cambios sustanciales

Para efectos de publicidad y oponibilidad a terceros, en el evento de que la presente política de tratamiento de la información sea modificada, previo agotamiento de las instancias deliberativas de MY FARM DELIVERY, todo cambio sustancial será comunicado a los Titulares de la información a través de los canales de comunicación dispuestos habitualmente y/o por medio de los siguientes medios: (i) publicación en cartelera en las instalaciones de la Organización; (ii) correo electrónico enviado a cada uno de los titulares; (iii) en el caso de los Titulares que no cuentan con los anteriores medios, o aquellos cuyo contacto no resulta posible, se comunicará mediante publicación en un diario de amplia circulación.

En todo caso, el cumplimiento del deber de información respecto a la modificación de la presente política de tratamiento de la información se entiende cuando los actos tendentes a poner en conocimiento al Titular se realizan con una antelación de diez (10) días a la implementación de las nuevas políticas.
Con todo, si la modificación de la presente política de tratamiento de la información versa respecto de las finalidades para el Tratamiento de los datos personales del Titular, deberá informársele de la referida novedad y solicitarle una nueva autorización.